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La gestion d'une structure associative en période de confinement - Partage d'expérience de la directrice de Paroles voyageuses
Le mois dernier plusieurs formatrices de différentes structures ont partagé leurs expériences du maintien à distance des activités d'apprentissage du français. Ce mois-ci, nous nous sommes dit que vous seriez intéressés de lire un nouveau témoignage davantage centré sur la gestion d'équipe et d'organisme à distance. Leïla Marçot, directrice de l'association Paroles voyageuses avec qui nous partageons nos locaux, a ainsi accepté de se prêter au jeu de nos questions pour vous partager son expérience.

Paroles Voyageuses | Accueil

Paroles voyageuses est une association créée en 2006 qui s’adresse à toute personne souhaitant améliorer ses compétences en français. Les activités de la structure sont organisées en 4 pôles :

 

Ce pôle propose des formations de français pour les salariés, les demandeurs d’emploi ou encore les réfugiés.







Ce pôle propose des formations de français écrit dispensées en langue des signes française pour les personnes sourdes






Ce pôle propose des formations pour les bénévoles qui souhaitent s’initier à l’enseignement du français ou pour les formateurs professionnels souhaitant approfondir leurs connaissances. 



 

Ce pôle a émergé en 2019. Il réalise des diagnostics permettant d’évaluer les compétences en français, selon trois grands axes d’intervention : Réseau EIF FEL – Rentrée partagée du 11e – diagnostics pour les salariés en insertion.

L'équipe est constituée d'une douzaine de personnes. Pendant le confinement, la plupart des activités de formation ont été maintenues via l’enseignement à distance. Au début du confinement, 75% de l'activité a pu être maintenue pour progressivement revenir à 85% de l'activité normale de l'association.

Comment le travail avec les équipes s'est passé pendant le confinement ?

Le plus difficile à gérer a été le manque de préparation au confinement qui a été décidé de façon relativement subite. Ainsi, dès le 16 mars, nous avons fermé nos locaux et nous avons dû travailler à distance, même pour les activités qui ne s’y prêtaient a priori pas. Toute l’équipe de Paroles Voyageuses s’est pleinement investie dans ce nouveau challenge et je l’en remercie. Certaines activités ont demandé de la préparation pour pouvoir s’adapter à ce nouveau format « à distance » avant de pouvoir reprendre concrètement. D’autres activités ont été adaptées plus facilement ou fonctionnaient déjà à distance, je pense au pôle Sourds notamment. Enfin, quelques activités ont dû être arrêtées : soit parce que l’entreprise cliente le souhaitait, soit parce que le formateur n’était pas disponible (2 personnes de notre équipe ont été malades du Covid 19), soit parce que la formation n’avait pas démarré avant le confinement et qu’il nous semblait difficile de mobiliser les stagiaires à distance sans qu’ils aient rencontré le formateur au préalable. Mais le point le plus difficile à gérer a surement été l’accompagnement de notre public. En effet, étant majoritairement peu ou pas scolarisé et souvent en situation précaire, notre public n’était pas assez outillé et/ou autonome au niveau numérique pour suivre la formation à distance. Cela a posé de vraies difficultés à notre équipe pour garder le lien et permettre au plus grand nombre de pouvoir poursuivre leur formation.

Au niveau de l'organisation d'équipe, comment avez-vous fonctionné à distance ?

Habituellement nous organisons des réunions pédagogiques une fois par mois. Elles nous permettent de réfléchir et d’échanger sur nos pratiques en vue de les améliorer et de les approfondir. En période de confinement, nous avons organisé des réunions pédagogiques toutes les 2 semaines. Cela nous a permis de garder un lien plus fort entre nous et de réfléchir ensemble au nouveau format « à distance ». Nous avons également créé des outils de recensement des pratiques, des formations et des ressources disponibles en ligne. D’autre part, je gardais un lien régulier avec chaque salarié.e afin de m’assurer que tout le monde se portait bien et parvenait à trouver ses marques dans cette nouvelle configuration.

Est-ce que vous avez mis en place des nouvelles pratiques pour faciliter la communication ?

black smartphone near person

Suite au confinement et à la difficulté de certains de nos publics pour accéder à la formation de français en cette période, j’ai mis en place un nouveau projet : Echanges.

Echanges consiste à être mettre en contact une personne allophone qui a besoin de pratiquer son français avec une personne francophone afin qu’elles fassent connaissance et échangent en français durant cette période de confinement. Il ne s’agit pas de donner un cours de français, mais simplement de rencontrer une nouvelle personne.

Ce projet a dynamisé l’équipe et induit plus de liens entre les différents pôles d’activité. En effet, les évaluatrices de Réseau EIF FEL orientaient vers ce dispositif, tandis que certains formateurs y participaient. Ils ont donc pu découvrir de façon détaillée les fiches de synthèse de Réseau EIF-FEL rédigées par leurs collègues. Ou encore, alors que les évaluatrices de Réseau EIF – FEL recensaient les formations et outils disponibles à distance, les formateurs faisaient un retour pragmatique de leurs avantages et inconvénients puisqu’ils les utilisaient en formation. Ainsi, le travail à distance a fait naitre de nouvelles collaborations au sein de notre équipe.

Quels ont été les principaux défis pendant cette période ?

Pour l’équipe le défi a bien entendu été de s’adapter au niveau pédagogique à ce nouveau format à distance.
En tant que directrice de structure, il a fallu gérer beaucoup de choses. Outre la cohésion d’équipe en télétravail, il a surtout fallu s’approprier différents dispositifs administratifs jusqu’alors inconnus : chômage partiel, garde d’enfants, diverses aides disponibles de l’Etat, mesures sanitaires et impact sur la structure, anticipation et préparation du déconfinement…. Il a également fallu prendre en compte beaucoup de paramètres pour poursuivre les formations à distance : position de l’entreprise cliente, disponibilité des salariés, révision des emplois du temps, outillage numérique des stagiaires… Cela a pris beaucoup de temps, en plus de la gestion courante de l’association.

Au niveau des appels à projets et des demandes de financements, avez-vous rencontré des difficultés ?

Les financeurs ont eu besoin d’être informés sur le maintien ou non des actions financées. Les associations ont reçu beaucoup de questionnaires en ligne où il n’était pas toujours facile de répondre avec précision puisque nous-mêmes étions parfois dans le flou, en attente de réponses.
Au niveau du maintien des financements, nous attendons encore des réponses pour savoir si nous allons pouvoir engager des actions avec un démarrage prévu pour juin ou juillet 2020. Nous sommes également inquiets sur divers autres sujets : comment les mesures spécifiques au covid 19 (comme le chômage partiel par exemple) seront prises en compte par certains financeurs à l’heure du bilan financier ? quels sont les appels à projets qui vont disparaitre en 2021 ? autant de questions qui laissent notre devenir incertain. Néanmoins nous avons vu un engagement certain de la part de la Ville et de l’Etat pour venir en aide financièrement aux associations.
Au niveau des appels à projets, nous aurions aimé répondre à REFUG, mais avons manqué de temps à cause de la gestion de la crise. En outre, dans le cadre de ce projet il était nécessaire de mettre en place des partenariats qui dans un contexte de confinement sont difficiles à créer ou concrétiser.

Comment gérez-vous le post confinement ?

Nous privilégions le maintien du télétravail. Le présentiel doit nous permettre uniquement d’initier de nouvelles activités ou de reprendre certaines activités avec un accueil très restreint du public. En effet, nos locaux sont petits et ne nous permettent pas d’envisager une reprise en présentiel plus conséquente. De plus, beaucoup de nos stagiaires sont inquiets et ne souhaitent pas retourner en salle de formation et certaines personnes de l’équipe présentent des risques élevés face au covid. Ainsi, nous avons rédigé un protocole de reprise très précis et préparé la réouverture de nos locaux (affichage, achat de matériel sanitaire, prestations de ménage…) pour le 25/05. En cette période de crise sanitaire, tout demande beaucoup d’anticipation et de préparation.

Pour conclure, quel serait le bilan de cette période ?

Il est trop tôt pour faire un vrai bilan. Néanmoins, je retiens une chose importante : à l’heure où on demande aux organismes de formation de digitaliser la plupart de leurs contenus, on se rend compte que :
  • Oui, cela est possible. Les formateurs sont inventifs et pleins de ressources. On doit repenser la pédagogie et c’est un challenge stimulant qui nous permet d’être créatifs.
  • Non, la formation digitalisée n’est pas suffisante. Nous avons besoin de présentiel et cela est irremplaçable, surtout pour les publics peu ou pas scolarisés. En effet, on se rend compte en cette période de crise sanitaire où chacun est confiné, que la fracture numérique et l’illectronisme sont très impactants pour ce public. Outre la difficulté pour eux de s’approprier des outils numériques parfois complexes, avec beaucoup d’écrit et des termes spécifiques, se pose aussi la question de leur outillage : Comment fait-on pour suivre une formation à distance sans ordinateur ou sans forfait mobile suffisant ?
  • Comme bien d’autres centres de formation, nous abordons le numérique en formation de français puisqu’il relève des compétences fondamentales, mais cela n’est pas suffisant. Je pense que c’est là le rôle des pouvoirs publics de se saisir de cette question de façon urgente : tout le monde doit avoir un accès au numérique suffisant, lui permettant d’être outillé et autonome. Même si ce n’est pas un problème nouveau que l’on découvre, on doit aujourd’hui trouver des solutions concrètes et prendre des décisions fortes.